เพื่อนๆ อาจจะเคยเห็นว่าบริษัทใหญ่ๆ ใช้ระบบ ERP กันทั่ว บอกว่าช่วยบริหารธุรกิจได้ดี แต่ยังไม่เข้าใจชัดว่า ERP คืออะไรกันแน่ ทำงานอย่างไร มีประโยชน์อะไรบ้างต่อธุรกิจ ธุรกิจเล็กจำเป็นต้องใช้หรือเปล่า ราคาเท่าไหร่ และเหมาะกับธุรกิจแบบไหนกันแก้ วันนี้มาทำความเข้าใจกันว่าระบบ ERP คืออะไร ทำงานอย่างไร มีประโยชน์เพื่อธุรกิจอย่างไร และเหมาะกับธุรกิจขนาดไหน
ระบบ ERP คืออะไร
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning แปลตรงตัวคือระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร เป็นซอฟต์แวร์ที่รวมข้อมูลและกระบวนการของทั้งองค์กรไว้ในที่เดียว เชื่อมโยงทุกแผนกให้ทำงานประสานกัน ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์ ทุกคนเห็นข้อมูลเดียวกัน ไม่ต้องคีย์ซ้ำ และลดความผิดพลาดมหาศาล ERP เหมือนระบบประสาทสำหรับองค์กร ทำให้ข้อมูลไหลผ่านทุกส่วนได้อย่างราบรื่น
ตัวอย่างง่ายๆ ลูกค้าสั่งซื้อสินค้าผ่านเว็บขาย ทันทีระบบ ERP จะ บันทึกลำดับการสั่งซื้อ ส่งข้อมูลไปแผนกคลัง เตรียมของจัดส่ง แผนกบัญชีบันทึกรายได้อัตโนมัติ แผนกผลิตรู้ว่าต้องผลิตเพิ่มหรือไม่ แผนกจัดซื้อรู้ว่าต้องสั่งวัตถุดิบ ทุกอย่างเกิดขึ้นอัตโนมัติจากการบันทึกครั้งเดียว ไม่ต้องโทรบอกกันไปมา ข้อมูลแม่นยำ ทำงานเร็ว
ระบบ ERP มีโมดูลหลักอะไรบ้าง
หมวด การเงินและบัญชี จัดการบัญชีทั้งหมด บันทึกรายรับรายจ่าย ติดตามลูกหนี้เจ้าหนี้ ออกใบแจ้งหนี้ จัดทำงบการเงิน คำนวณภาษี ทำให้ฝ่ายบัญชีทำงานเร็วและถูกต้อง หมวด ขายและการตลาด ติดตามใบสั่งขาย เสนอราคา ยอดขายรวม ลูกค้า ข้อมูลที่ครบถ้วนช่วยเพิ่มยอดขายและดูแลลูกค้าได้ดีกว่า หมวด จัดซื้อและจัดหา จัดการซัพพลายเออร์ สั่งซื้อวัตถุดิบ เปรียบเทียบราคา ติดตามการจัดส่ง ช่วยซื้อของได้ถูกและตรงเวลา หมวด สต็อกและคลังสินค้า ติดตามสินค้าเข้าออก นับสต็อก เตือนเมื่อของใกล้หมด ดูว่ามีสินค้าอะไรเหลือ ป้องกันสินค้าหายหรือเสีย
หมวด การผลิต วางแผนการผลิต ติดตามความคืบหน้า ควบคุมคุณภาพ คำนวณต้นทุนการผลิต ช่วยให้ผลิตได้ตรงเวลาและมีคุณภาพ หมวด ทรัพยากรบุคคล ข้อมูลพนักงาน เงินเดือน ลางาน ประกันสังคม ประเมินผล ช่วยบริหารคนให้มีประสิทธิภาพ หมวด บริหารโครงการ วางแผนโครงการ ติดตามงาน คำนวณต้นทุน บันทึกเวลา ช่วยให้โครงการสำเร็จตรงเวลา หมวด บริหารลูกค้าสัมพันธ์ CRM เก็บข้อมูลลูกค้า ประวัติติดต่อ โอกาสขาย แก้ไขปัญหา ช่วยรักษาลูกค้าและเพิ่มยอดขาย
ประโยชน์ของระบบ ERP ต่อธุรกิจ
รวมข้อมูลไว้ที่เดียว ไม่กระจัดกระจายหลายระบบ ทุกแผนกเห็นข้อมูลเดียวกัน ผู้บริหารดูภาพรวมได้ง่าย ตัดสินใจเร็วและถูกต้อง ลดความผิดพลาด คีย์ข้อมูลครั้งเดียวทุกที่อัปเดต ไม่ต้องคีย์ซ้ำ ระบบตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลแม่นยำ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน กระบวนการเป็นระบบ ลดขั้นตอนไม่จำเป็น ทำงานเร็วขึ้น ประหยัดเวลา ออกรายงานทันที ไม่ต้องรอนักบัญชีหรือใครคนอื่น รายงานออกมาแบบเรียลไทม์ ตัดสินใจได้ทันท่วงที ควบคุมต้นทุนได้ดี รู้ต้นทุนที่แท้จริงของแต่ละสินค้าและบริการ ตั้งราคาขายได้ถูกต้อง ไม่ขายขาดทุน ปรับปรุงบริการลูกค้า ข้อมูลลูกค้าครบถ้วน ตอบเร็ว บริการดี ลูกค้าพึงพอใจและกลับมาซื้อซ้ำ รองรับการเติบโต ขยายได้ง่าย เพิ่มผู้ใช้ เพิ่มโมดูล เพิ่มสาขา ระบบรองรับ เพิ่มความปลอดภัยข้อมูล เข้ารหัส สำรองอัตโนมัติ กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง ป้องกันข้อมูลรั่วไหล ช่วยปฏิบัติตามกฎหมาย ทำบัญชีถูกต้อง ออกเอกสารครบ Audit Trail ชัดเจน ตรวจสอบย้อนหลังได้
ธุรกิจไหนควรใช้ระบบ ERP
ธุรกิจขนาดกลางและใหญ่ มีหลายแผนก พนักงานเยอะ กระบวนการซับซ้อน ใช้ ERP ได้ประโยชน์สูงสุด เข่นต้องมี ธุรกิจที่กำลังเติบโตเร็ว ถ้าธุรกิจโตเร็ว เพิ่มสาขา เพิ่มพนักงาน เพิ่มสินค้า ควรใช้ ERP ก่อนระบบเก่าจะรองรับไม่ไหว ธุรกิจผลิตและจำหน่าย ต้องจัดการหลายขั้นตอน ซื้อ ผลิต เก็บ ขาย ERP เชื่อมทุกขั้นตอน ทำให้ราบรื่น ธุรกิจมีหลายสาขา ต้องรวมข้อมูลทุกสาขา ERP ให้ศูนย์กลางเห็นภาพรวมแบบเรียลไทม์ ธุรกิจมีปัญหาข้อมูล ข้อมูลผิด สต็อกไม่ตรง บัญชีไม่ถูก ERP แก้ได้
ธุรกิจต้องการ insight เพื่อตัดสินใจ ผู้บริหารต้องข้อมูล ERP ให้ข้อมูลครบและทันสมัย ธุรกิจต้องการลดต้นทุน ERP ประหยัดเวลา ลดความผิดพลาด ลดสต็อกค้าง เพิ่มกำไรระยะยาว ธุรกิจต้องการเพิ่มความสามารถแข่งขัน คู่แข่งใช้ ERP ทำงานเร็ว เราต้องใช้ด้วยไม่งั้นตามไม่ทัน
ธุรกิจที่อาจไม่เหมาะหรือต้องพิจารณา
ธุรกิจเล็กมาก พนักงานน้อยกว่า 10 คน กระบวนการง่าย Excel หรือโปรแกรมเล็กๆ ก็เพียงพอ ERP อาจแพงและซับซ้อนเกินไป ธุรกิจไม่พร้อมเปลี่ยน พนักงานไม่พร้อมเรียนรู้ ผู้บริหารไม่สนับสนุน บังคับใช้จะล้มเหลว ต้องมีความพร้อมก่อน ธุรกิจกระบวนการไม่แน่นอน ถ้าวิธีทำงานเปลี่ยนตลอด ไม่มีมาตรฐาน ใช้ ERP ยาก ต้องปรับปรุงกระบวนการให้ชัดเจนก่อน ธุรกิจงบประมาณจำกัด ERP ลงทุนสูง ถ้างบจำกัดอาจต้องรอหรือเลือกระบบเล็ก ๆ ธุรกิจไม่มีทีมไอที ERP ต้องมีคนดูแล ถ้าไม่มีต้องจ้างบริษัท เพิ่มค่าใช้จ่าย
ประเภทระบบ ERP
ERP แบบติดตั้งเอง On-Premise ติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ที่บริษัท ควบคุมข้อมูลเต็มที่ ปรับแต่งได้มาก แต่ลงทุนแรกสูง ต้องซื้อเซิร์ฟเวอร์ จ้างไอทีดูแล เหมาะกับองค์กรใหญ่ที่มีความต้องการเฉพาะ ERP บนคลาวด์ Cloud ERP ใช้ผ่านอินเทอร์เน็ต ไม่ต้องซื้อเซิร์ฟเวอร์ จ่ายรายเดือนหรือรายปี ลงทุนต่ำ อัปเดตอัตโนมัติ ใช้ได้ทุกที่ เหมาะกับ SME และธุรกิจที่ต้องความยืดหยุ่น ERP แบบ Hybrid ผสมระหว่าง On-Premise กับ Cloud ข้อมูลสำคัญที่บริษัท ข้อมูลทั่วไปบน Cloud ได้ทั้งความปลอดภัยและความยืดหยุ่น
พื้นฐานการนำ ERP มาใช้
วิเคราะห์ความต้องการ ธุรกิจมีปัญหาอะไร ต้องแก้ปัญหาอะไร ต้องโมดูลไหน ระบุให้ชัดเจน วางแพลนโครงการ กำหนดขอบเขต Timeline งบประมาณ คาดการณ์ผล เลือกระบบที่เหมาะสม มีหลายตัวให้เลือก เปรียบเทียบฟีเจอร์ ราคา ความเหมาะสม ทดลองใช้ Demo ก่อน เตรียมความพร้อม ปรับปรุงกระบวนการ อบรมพนักงาน สร้างความยอมรับ นำออกแบบเอง ติดตั้ง Customize ย้ายข้อมูล ทดสอบ เปิดใช้งาน ติดตามและปรับปรุง มีปัญหาแก้ไขได้ อัปเดตเพิ่มเติม
โปรแกรม ERP คือ Enterprise Resource Planning ซอฟต์แวร์รวมข้อมูลและกระบวนการทั้งองค์กร เชื่อมโยงให้ทำงานประสานกัน โมดูลหลักมีการเงิน ขาย จัดซื้อ คลัง การผลิต HR บริหารโครงการ CRM ประโยชน์มีรวมข้อมูล ลดความผิดพลาด เพิ่มประสิทธิภาพ ออกรายงานทันที ควบคุมต้นทุน ปรับปรุงบริการ รองรับการเติบโต เพิ่มความปลอดภัย และช่วยปฏิบัติตามกฎหมาย เหมาะกับธุรกิจขนาดกลางใหญ่ กำลังเติบโตเร็ว ผลิตและจำหน่าย หลายสาขา มีปัญหาข้อมูล ต้องการตัดสินใจ ลดต้นทุน เพิ่มแข่งขัน ไม่เหมาะกับธุรกิจเล็ก ไม่พร้อมเปลี่ยน กระบวนการไม่แน่นอน งบจำกัด ไม่มีทีมไอที ประเภท ERP มี On-Premise Cloud Hybrid เหมาะสมแตกต่างกัน พื้นฐานการนำมาใช้ต้องวิเคราะห์ วางแพลน เลือกระบบ เตรียมพร้อม นำไป ติดตามปรับปรุง ระบบ ERP เป็นเครื่องมือสำคัญช่วยธุรกิจสมัยใหม่ทำงานได้มีประสิทธิภาพ เติบโต และแข่งขันได้
